Arbeta med leverantörsfakturor

Lär dig att arbeta med leverantörsfakturor på ett bra sätt i MyGizmo

Skapa en leverantörsfaktura manuellt

Registrera en leverantörsfaktura direkt i MyGizmo, fördela beloppet på projekt och bifoga underlaget.

Du kan skapa leverantörsfakturor direkt i MyGizmo. Fakturan behöver alltså inte först läggas upp eller importeras från Fortnox.

Uppgifterna sparas automatiskt som ett utkast medan du arbetar.

1. Skapa ett nytt utkast

Gå till Leverantörsfakturor och klicka på Ny leverantörsfaktura uppe till höger.

2. Välj leverantör

Sök efter och välj leverantören i fältet Leverantör. (om leverantören sanas kan du skapa en ny direkt härifrån. Ange leverantörens namn och standardinställningar och klicka på Lägg till leverantör.)
Leverantörens inställningar används som standard för den nya fakturan, exempelvis påslag och om fakturan ska bifogas vid kundfakturering.

3. Fyll i fakturauppgifterna

Under Information anger du leverantörsfakturans namn och totala belopp exklusive moms. Här finns även fält för fakturadatum och förfallodatum.
Namn och belopp måste vara ifyllda för att fakturan ska kunna godkännas.

OBS!

Tänk på att ange beloppet utan moms, även om underlaget från leverantören också visar ett totalbelopp inklusive moms.

Hitta och hantera leverantörsfakturor

Här ser du leverantörsfakturans nummer i MyGizmo, eventuellt Fortnox-nummer, status, namn och leverantör. Listan visar även fakturadatum, förfallodatum, fakturabelopp, påslag och fördelning.

Se vilka projekt fakturan tillhör

Kolumnen Fördelning visar vilket projekt leverantörsfakturan är kopplad till. Är fakturan fördelad på flera projekt framgår det i samma kolumn.

För fakturor som hanteras som företagskostnader visas Intern kostnad.

Klicka på leverantörsfakturans namn för att öppna den och se uppgifter, fördelning och eventuellt bifogat underlag.

Sök och filtrera på status

Använd sökfältet ovanför listan för att hitta en specifik leverantörsfaktura.

I statusvalet bredvid sökfältet kan du filtrera på Utkast, Accepterad eller Makulerad.

Använd fler filter

Klicka på Filter uppe till höger för att begränsa listan ytterligare.

Filter	Vad du kan välja
Leverantörer	Leverantörerna vars fakturor du vill visa.
Projekt	Projekten som fakturorna är kopplade till.
Fördelning	Ej fördelad, delvis fördelad, helt fördelad eller fördelning som överskrider beloppet.
Atteststatus	Ej hanterad, godkänd eller nekad.

Filtret Fördelning är användbart när du vill hitta fakturor där beloppet ännu inte har fördelats färdigt på projekt.

Markera flera fakturor som intern kostnad

Du kan hantera flera leverantörsfakturor samtidigt genom att markera dem i listan.

Markera kryssrutan längst till vänster på de fakturor du vill ändra.
Välj åtgärden för att markera de valda fakturorna som intern kostnad.

En intern kostnad ligger på företaget och läggs inte till som en kostnad på projekt.

Detta kan användas för att ändra enskilda fakturor. Att i stället ändra typen på en leverantör påverkar endast framtida leverantörsfakturor från den leverantören.

Fördela leverantörsfakturor

Dela en leverantörsfaktura mellan projekt och ÄTA-arbetenm anpassa påslag och bilagor för varje fördelning.

En leverantörsfaktura kan avse ett projekt eller innehålla kostnader som ska delas mellan flera projekt. Under Fördela på projekt anger du hur fakturabeloppet ska fördelas.

Lägg till en projektfördelning

Öppna leverantörsfakturan.
Klicka på Lägg till fördelning under Fördela på projekt.
Välj projekt och ange beloppet som ska fördelas på projektet.
Kontrollera Påslag och Inkl. som bilaga.

Upprepa stegen om fakturan ska fördelas på fler projekt.

Belopp, påslag och belopp till faktura

Belopp är den del av leverantörsfakturans belopp, exklusive moms, som du fördelar på projektet.
Påslag är det procentuella påslag som används för fördelningen. Leverantörens standardpåslag kan ändras på enskilda leverantörsfakturor eller fördelningsrader.
Belopp till faktura visar beloppet efter påslag.

Påslaget ändrar inte leverantörsfakturans ursprungliga totalbelopp.

Exempel: dela en faktura mellan två projekt

En leverantörsfaktura på 10 000 kr exkl. moms ska fördelas på två projekt. Du vill använda olika påslag för projekten.

Projekt	Fördelat belopp	Påslag	Belopp till faktura
Projekt A	6 000 kr	10 %	6 600 kr
Projekt B	4 000 kr	5 %	4 200 kr
Totalt	10 000 kr		10 800 kr

Samtliga belopp i exemplet är exklusive moms.

Hela det ursprungliga fakturabeloppet är fördelat. Påslagen tillkommer när beloppen beräknas för kundfakturering.

Välj om underlaget ska bifogas

Inställningen Inkl. som bilaga styr om leverantörsfakturan ska inkluderas som bilaga vid kundfakturering för den aktuella fördelningen.

Kontrollera inställningen på varje rad när fakturan är fördelad på flera projekt.

Kontrollera fördelningen

Jämför summan av de fördelade beloppen före påslag med leverantörsfakturans totalbelopp exklusive moms.

I leverantörsfakturalistan kan du filtrera på Fördelning för att hitta fakturor som är ofördelade, delvis fördelade eller där fördelningen överskrider fakturabeloppet.

Ändrade standardpåslag påverkar inte befintliga fakturor

Om du ändrar påslaget i leverantörsregistret gäller ändringen endast framtida leverantörsfakturor.

Behöver du ändra påslaget på en befintlig faktura gör du det på den aktuella fakturan eller fördelningsraden.

Relaterade artiklar